El archivo judicial, la remisión de documentos y las Juntas de Expurgo

El archivo judicial es a la vez el conjunto orgánico de documentos judiciales y el lugar donde se custodian y clasifican. El Real Decreto 937/2003 distingue tres clases (archivos judiciales de gestión, territoriales y el central) y encarga a las Juntas de Expurgo decidir si la documentación que ha perdido su utilidad se elimina o se transfiere a la Administración de patrimonio histórico (arts. 1, 4 y 14 del Real Decreto 937/2003).

En esta página, los artículos sin más indicación son de ese real decreto. Su texto no se ha modificado desde 2003, así que sigue diciendo «secretario judicial» donde hoy hay que leer letrado de la Administración de Justicia, la denominación que fijó la Ley Orgánica 7/2015.

¿Qué es documento judicial y qué es el expurgo?

«Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales.» (art. 1.2)

• Documentos judiciales son las actuaciones procesales y lo que las partes o terceros aportan al proceso, por escrito o por medios electrónicos, sea cual sea su soporte (art. 1.4).
• Expurgo es el procedimiento que determina cuándo un documento pierde toda utilidad o, por el contrario, debe conservarse (art. 1.3).
• El real decreto se aplica a los documentos de todos los órdenes jurisdiccionales y a los expedientes gubernativos, pero no a los libros de sentencias, los de registro y los demás de llevanza obligatoria, ni a los expedientes del Registro Civil (art. 2).

¿Qué clases de archivos judiciales hay?

Archivo	Dónde y qué guarda	Responsable
De gestión	En cada oficina judicial; los asuntos en tramitación o con ejecución pendiente (art. 5.1)	El letrado de la Administración de Justicia (art. 458.1 LOPJ y art. 6)
Territorial	Al menos uno por comunidad autónoma, dependiente del presidente del Tribunal Superior de Justicia (art. 8.1)	El letrado designado o el secretario de gobierno del TSJ (art. 9)
Central	Adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo; documentos del Supremo, la Audiencia Nacional y los órganos con jurisdicción nacional (art. 10)	El letrado designado por el Ministerio o, en su defecto, el secretario de gobierno del Supremo (art. 11)

El archivo de gestión puede encomendarse a un servicio común que atienda a varios órganos (art. 5.1). El presidente del TSJ puede delegar el archivo territorial en el presidente de la Audiencia Provincial o en el juez decano (art. 8.1). Ceuta y Melilla tienen cada una un archivo con funciones de territorial (disposición adicional segunda).

«Los letrados de la Administración de Justicia serán responsables del Archivo Judicial de Gestión, en el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada.» (art. 458.1 LOPJ)

El Cuerpo de Auxilio Judicial realiza las funciones de archivo de autos y expedientes bajo la supervisión del letrado (art. 478.d LOPJ), como recuerda el tema de los cuerpos de funcionarios.

¿Cuándo pasa un asunto del archivo de gestión al territorial?

Situación	Cuándo puede remitirse (art. 5.2)
Asunto sin ninguna actuación pendiente, ni declarativa ni de ejecución	Cinco años después de su incoación (plazo reducible si falta espacio)
Asunto terminado por sentencia firme u otra resolución que le ponga fin	Un año después de la firmeza
Ejecución terminada o prescripción o caducidad declaradas	No va al territorial: se relaciona directamente para la Junta de Expurgo (arts. 5.2 y 15.1)

Lo decide el responsable del archivo de gestión (art. 5.3). En el archivo territorial los documentos permanecen hasta que la Junta de Expurgo resuelva su destino (art. 8.2).

¿Cómo se remite la documentación y qué es una relación documental?

La remisión del archivo de gestión al territorial o al central se hace periódicamente, como mínimo una vez al año, y va siempre acompañada de una relación de los procedimientos que se envían, según un modelo uniforme y obligatorio aprobado por la Administración competente (art. 13.1).

• Se envía mediante las aplicaciones informáticas, y el letrado conserva copia con la fecha de envío y la acreditación de la recepción (art. 13.2).
• Recoge todos los procedimientos remitidos y, como mínimo, el proceso, el orden jurisdiccional, la naturaleza, el número y año, las partes, una referencia sucinta al objeto y la fecha de terminación o paralización (art. 13.3).
• Quien custodia los archivos territoriales y central solo puede usar los datos para los fines del real decreto (art. 13.4).

¿Quién puede consultar la documentación archivada?

Quienes fueron parte o tienen un interés legítimo, mediante exhibición, testimonio o certificación, salvo documentos reservados (art. 7.1, en relación con el art. 235 LOPJ). Los documentos que afecten a la seguridad, el honor, la intimidad o la propia imagen no pueden consultarse públicamente sin consentimiento de los afectados hasta 25 años después de su muerte o, si no se conoce la fecha, 50 años desde la fecha de los documentos (art. 7.3).

La documentación de los archivos territorial y central está siempre a disposición del órgano judicial de procedencia, que puede pedir originales, copias o certificaciones; los originales se devuelven al archivo cuando desaparece la causa (art. 12.2). Si el letrado responsable deniega el acceso a un interesado, el juez o presidente del órgano al que corresponde la documentación puede revisar esa decisión (art. 12.3).

¿Qué aportan las nuevas tecnologías a los archivos?

Los archivos de gestión, territoriales y central se gestionan con aplicaciones informáticas compatibles, aprobadas por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio o de las comunidades con competencias (art. 3.1 y 3.2). Los documentos en papel pueden digitalizarse o microfilmarse si se garantiza su integridad, autenticidad y conservación (art. 3.3).

La normativa posterior lo completa:

• Los documentos emitidos por medios electrónicos valen como originales si se garantiza su autenticidad e integridad (art. 230.2 LOPJ).
• Las Administraciones con competencias en Justicia deben tener un sistema de archivo judicial electrónico que asegure el acceso y la conservación a largo plazo, interoperable con los sistemas de gestión procesal (art. 79 RDL 6/2023).
• Los documentos en papel de los que ya hay copia electrónica auténtica en el expediente pueden devolverse o destruirse, pasado el plazo que fije el reglamento, bajo responsabilidad del letrado y con audiencia de las partes (art. 80 RDL 6/2023).
• Los escritos en papel quedan depositados en el archivo, de gestión o definitivo, de la oficina judicial, y se deja constancia en el expediente judicial electrónico (art. 135.4 LEC).

¿Qué son las Juntas de Expurgo y cómo funcionan?

«Las Juntas de Expurgo son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.» (art. 14.1)

Hay una en cada comunidad autónoma (art. 14.2). En las que dependen del Ministerio de Justicia, tiene su sede donde radica la presidencia del TSJ (art. 14.3):

Cargo	Quién
Presidente	Un magistrado designado por el presidente del TSJ, con voto dirimente
Vocal	Un fiscal designado por el fiscal jefe del TSJ
Vocal	El gerente territorial del Ministerio de Justicia
Vocal	Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración de patrimonio histórico
Vocal	Un titulado superior de Administración
Secretario	Un letrado designado por el Ministerio de Justicia

En las comunidades con competencias transferidas, la comunidad fija sede y composición, pero siempre con un magistrado como presidente, un fiscal, un letrado y un técnico en archivos (art. 14.4). El Supremo, la Audiencia Nacional y los órganos centrales tienen su propia Junta, presidida por un magistrado designado por el presidente del Tribunal Supremo (disposición adicional primera).

El procedimiento, paso a paso:

1. Relación de expedientes: el archivo de gestión envía a la Junta los procedimientos con ejecución terminada o con prescripción o caducidad declaradas; el territorial o el central, pasados los plazos legales, pide antes al órgano de origen que lo confirme en un mes (art. 15.1 y 15.2). Las relaciones se envían al menos una vez al año (art. 15.3).
2. Publicación: el presidente ordena publicar las relaciones en el BOE o el diario oficial de la comunidad y en un diario de gran difusión, sin el objeto del proceso ni las partes, y los interesados tienen dos meses para recuperar los documentos que aportaron (art. 16).
3. Informe de patrimonio histórico: es vinculante y señala los documentos que por su valor histórico deben conservarse (art. 17.3).
4. Acuerdo: transferencia a la Administración de patrimonio histórico, o exclusión del patrimonio y enajenación, o destrucción (art. 18).
5. Publicación del acuerdo: en el BOE o el diario oficial; las resoluciones de la Junta ponen fin a la vía administrativa (art. 20).

Junto a este procedimiento, la LOPJ fija una regla general: los autos y expedientes se destruyen pasados seis años desde la firmeza de la resolución que puso fin al procedimiento, salvo los de instrucción de causas penales por delito y los que tengan valor cultural, social o histórico, y antes el letrado da audiencia a las partes personadas durante al menos quince días para que pidan el desglose de sus documentos originales (art. 458.2 LOPJ).

Artículos clave para el test

Artículo	Qué dice
1	Archivo judicial, documento judicial y expurgo
4	Tres archivos: de gestión, territoriales y central
5.2	Al territorial: cinco años desde la incoación o un año desde la firmeza
7.3	Consulta pública: 25 años desde la muerte o 50 desde los documentos
13	Remisión al menos anual con relación documental
14	Juntas de Expurgo: composición y una por comunidad
16	Dos meses para recuperar documentos aportados
17.3	Informe vinculante de patrimonio histórico
458 LOPJ	Letrado responsable del archivo de gestión; destrucción a los seis años; audiencia de quince días

Trampas típicas

• Cinco años desde la incoación, no desde la firmeza; un año desde la firmeza para los asuntos terminados (art. 5.2).
• El archivo central está adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo; los territoriales dependen del presidente del TSJ (arts. 8.1 y 10.1).
• Preside un magistrado, no un letrado: el letrado es el secretario de la Junta (art. 14.3).
• El informe de patrimonio histórico es vinculante (art. 17.3).
• Dos meses para recuperar documentos; un mes para que el órgano confirme los plazos de prescripción o caducidad (arts. 16.1 y 15.2).
• Los expedientes del Registro Civil y los libros de sentencias quedan fuera del real decreto (art. 2.2).

El archivo cierra el recorrido de un expediente que empieza con los actos procesales y sus plazos; el Registro Civil, excluido de estas reglas, tiene su propio régimen en el tema del Registro Civil.